「情報セキュリティー」と聞くと、ウイルスワクチンを導入したりファイアウォールを導入したりと、パソコンやサーバーに保存されている「ファイル」を守る仕組みを先ず始めに思いつきます。

しかし良く考えて見ますと、例えば顧客情報は、商品やサービスを購入する際に紙で作られた申込用紙に手書き入力する場合が多くあります。

紙ベースの申込用紙に手書きされた住所や氏名、電話番号などの個人情報は、デジタル情報ではなくて、あくまでもアナログ情報です。

しかしこれらの情報も「個人情報」であるので厳重に管理しなければなりません。

今回は、このような紙に書かれた「アナログ個人情報」についての脅威と対策について考えたいと思います。

「アナログ情報」と「デジタル情報」

アナログ情報の文字とは、紙に書かれた文字のことを言います。
これとは逆に、デジタル情報の文字とは、パソコンでインプットされた文字のことを言います。

以上のように、文字には２つの種類があります。デジタル情報の文字は、パソコンで様々に加工して使えますので、とても便利です。
また、音楽や写真（静止画）、ビデオ（動画）についてもデジタル情報とアナログ情報の２つが存在します。

サービスの申込用紙などに記載された個人情報は、後々コンピューターにインプットされてデジタル情報として利用が開始されます。
ですから、コンピューターにインプットされた時点で紙ベースのアナログ情報は必要がなくなり、その保管がおろそかにされがちです。

もし必要がないのであれば、すぐにシュレッダーで粉々に裁断し、廃棄処分してしまうことをお勧めします。紙に書かれた個人情報をほったらかしにしておくと、外部に漏洩してしまう危険があるからです。

ただし、書類によっては、原本を数ヶ月から数年間保管しなければならないと法律や社内の規程で定められています。

例えば業務日報や納品書などです。
このような場合には、情報をコンピューターにインプット後においても、鍵の付いたロッカーの中で厳重に保管して、情報漏洩が起きないようにしましょう！

一度デジタル情報として保存された個人情報を、プリンターでプリントアウトして再度アナログ情報として利用するケースがあります。

例えば会議の席で参考資料として利用する場合です。
個人情報がアナログ情報として、一旦紙に印刷されてしまったら、その足取りを掴むことは非常に難しくなってしまいます。
一般的なセキュリティシステムでは後を追うことができないのです。

よって、プリンターを使用する場合には、個人情報であろうとなかろうと、誰がいつ、どのような情報を、何枚プリントアウトしたのかを、サーバーで履歴保存するセキュリティーが人気を集めています。

プリンターは、デジタル情報の足取りが掴めなくなる、最後の砦なのです！

今や大企業から小規模事業所まで、コピー機を設置していない会社は無いほどに、コピーの利用は増えました。
しかし何気なく利用しているこのコピー機でありますが、多くのセキュリティー上の問題を抱えているのも事実です。

例えば、コピー機で書類をコピーした場合、複写データは画像データとして、コピー機のハードディスクの中に保存され、他のデータで上書きされるまで残る仕組みになっています。
コピー機に保存された画像データは、USBメモリなどを用いて外部に持ち出すことが可能であり、そのまま漏洩してしまう可能性も考えられるのです。

また最近のコピー機は、LANに接続され複合機としてプリンター機能があるものもあります。

このような複合機の場合、LANやインターネットを経由して、ハッカーがコピー機の中に保存されている複写画像を抜き去るケースもあるのです。

以上のようなことが懸念され始めた昨今では、コピーをした瞬間に、複写画像データがすぐに破棄されるように工夫されているコピー機が人気を集めています！

情報漏洩に関して、法律の規制や取引先・お客様から要望が高まった現在、皆さんの会社でも、コピー機や複合機を導入・入れ替える際は、こうしたセキュリティー対策を考慮されたものを選択されることをおすすめします。